Empregos, onde você tem autonomia sobre o que você faz, são ótimos se você não gosta que lhe digam o que fazer e oferece muita satisfação. No entanto, com a liberdade vem a urgência de organizar e gerenciar seu próprio trabalho.
Isso requer habilidades de gerenciamento de tempo e tarefas, e não é um tanto que necessariamente vem naturalmente. Vejamos algumas maneiras confiáveis de solidificar suas habilidades nessa espaço e encetar a cuidar de sua própria fardo de trabalho de forma eficiente.
1. Adquira o hábito de usar um calendário
Incumbir unicamente em sua memória para escoltar sua agenda está sujeito a enormes quantidades de erro humano. A maneira mais fácil de dominar o bom gerenciamento do tempo é usar um calendário para tudo e fazer isso regularmente.
Existem muitos aplicativos de calendário do dedo que você pode utilizar, uma vez que Outlook e Google Calendar. Ou por outra, você pode optar pelo Tweek, se preferir um planejador fundamentado em tarefas.
O objetivo é colocar tudo em seu calendário, incluindo reuniões, trabalhos e eventos, e basicamente tudo o que você sabe que precisa fazer. Se houver um tanto que você sabe que pode olvidar, coloque-o. É uma boa prática preencher sua agenda com o sumo de antecedência provável, logo reserve qualquer tempo no início de sua semana para fazer isso.
2. Organize seus e-mails em pastas
Manter todos os seus e-mails em sua caixa de ingressão pode fabricar caos, mormente se você precisar encontrar um e-mail de ingressão importante posteriormente. Para remediar isso, você deve organizar seus e-mails em pastas relevantes.
As pastas que você cria devem ser específicas para seu trabalho e função e devem ser feitas para que você possa encontrar informações rapidamente. Isso pode incluir pastas para projetos, anúncios e atualizações da empresa, membros da equipe, e-mails que você precisa escoltar e assim por diante.
É melhor evitar a exclusão de e-mails relacionados ao trabalho, porque mesmo que um tanto não pareça pertinente agora, isso não significa que não será no horizonte.
Você pode não ver imediatamente o mercê de organizar as comunicações dessa maneira, mas, a longo prazo, isso o ajudará a manter o controle de sua fardo de trabalho.
3. Organize sua unidade de arquivos
Não há zero mais prejudicial à sua produtividade do que uma unidade de arquivos com centenas de arquivos soltos. Fazer isso torna difícil e esmagador encontrar o que você precisa, resultando em procrastinação e evasão.
Assim uma vez que com seus e-mails, é importante organizar seus arquivos em pastas para que você possa escoltar seu trabalho. Em núcleo, você não deve ter nenhum registro que não esteja armazenado em uma pasta dedicada.
Fazer isso não o tornará maquinalmente melhor no gerenciamento de fardo de trabalho, mas o ajudará no gerenciamento de tempo e o manterá consistente. Já ouviu o ditado “mansão arrumada é mente arrumada”? O mesmo se aplica ao seu espaço de trabalho do dedo!
4. Acompanhe seu trabalho
Ter autonomia no trabalho significa que você deve escoltar suas próprias tarefas em curso e uma vez que isso se encaixa no esforço mais extenso da equipe. Portanto, nem é preciso manifestar que você precisa de uma maneira prática de fazer isso.
Você pode fabricar uma planilha que liste todo o progresso do seu trabalho, desde os clientes com os quais está trabalhando até o planejamento do projeto. O Microsoft Excel e o Google Sheets têm muitos modelos que você pode usar ou pode fabricar um do zero. Idealmente, sua planilha deve fornecer supervisão sobre:
- Qual é o trabalho.
- Prazos.
- Indicadores de progresso.
- Tarefas associadas a ele.
Porquê escolha, você pode empregar um software de gerenciamento de trabalho, uma vez que o Asana, que organiza um pouco para você. Não importa uma vez que você escolha escoltar seu trabalho, se você é o único responsável por sua fardo de trabalho, é principal que você tenha qualquer tipo de visão universal.
5. Priorize suas tarefas de forma eficiente
Quando você não tem alguém lhe dizendo o que fazer, você precisa desvendar quais tarefas têm prioridade sobre outras. Essa habilidade é muitas vezes aquela com a qual as pessoas têm mais dificuldade, porque requer pensar sobre o quadro universal e antecipar resultados futuros.
Felizmente, existem alguns métodos testados e comprovados de fazer isso, para ajudá-lo. O Método MoSCoW ajuda você a organizar tarefas em must-have, should have, could have e will not have. É um sistema em camadas que permite instaurar quais tarefas são essenciais e quais não são.
A Matriz de Eisenhower é outro método que categoriza suas tarefas em uma grade 2×2: urgente, importante, não urgente e não importante. Portanto, se sua tarefa tombar na caixa Urgente/Importante, significa que você precisa fazê-la agora. Considerando que, se tombar na caixa Não Urgente/Não Importante, você provavelmente poderia ignorá-lo, por enquanto.
6. Economize tempo em tarefas repetitivas
As pessoas gastam muro de 25% do tempo no trabalho em tarefas repetitivas; esta é uma grande secção do tempo, e é incrivelmente ineficiente. Podem ser e-mails que você envia onde o teor é idêntico ou blocos de texto que você escreve em relatórios.
A boa notícia é que você pode automatizar o trabalho de rotina uma vez que leste usando a extensão do Chrome Magical Text Expander. É um aplicativo gratuito que permite fabricar até 10 atalhos em vez de ortografar o mesmo texto repetidamente.
O gatilho de via pode ser uma combinação de símbolos e letras. Quando você os digita, ele produz maquinalmente o texto completo que você precisa. Por exemplo, digitando #relatório irá produzir o relatório de esqueleto completo, e você pode simplesmente entrar e editar quaisquer detalhes relevantes.
Fique por dentro de sua fardo de trabalho
É muito fácil permanecer desorganizado e cometer erros quando se trata de gerenciar sua própria fardo de trabalho. Portanto, prometer que você tenha tudo no lugar para minimizar isso é principal.
Porquê humanos, só podemos armazenar tanta informação em nossos cérebros, logo não se sobrecarregue tentando lembrar de tudo. Usando as dicas exploradas cá, você estará no caminho patente para gerenciar sua própria fardo de casos de forma eficiente e, com o tempo, isso se tornará uma segunda natureza.
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