A tecnologia de compartilhamento de arquivos facilita o compartilhamento de dados com qualquer pessoa, independentemente de sua localização. Embora isso seja um alívio para as equipes de trabalho, oferece aos ciberataques a chance de atacar.
Se você não proteger seus arquivos compartilhados contra acesso não autorizado, lamentamos dizer que os cibercriminosos ficarão felizes em roubá-los ou expô-los. Você não quer que isso aconteça, não é?
Então, aqui, listaremos as melhores práticas de compartilhamento de arquivos para proteger seus dados.
1. Adote um software integrado de compartilhamento de arquivos
Adotar uma solução ou software integrado de compartilhamento de arquivos é uma das melhores maneiras de proteger seus arquivos contra invasores cibernéticos. As soluções de compartilhamento de arquivos são configuradas para que os usuários só possam compartilhar arquivos dentro do software, não externamente.
O uso de um sistema integrado de compartilhamento de arquivos evita o envio de arquivos para o destinatário errado, pois cada usuário que é membro da equipe possui uma conta de usuário dedicada.
A única desvantagem é que a maioria deles são softwares pagos. Os gratuitos oferecem armazenamento e uso limitados para usuários interessados, que incluem Dropbox, Google Drive, Box, OneDrive, iCloud Drive e muito mais.
2. Evite compartilhar arquivos por e-mail
Além de perder arquivos que não chegam à caixa de entrada do destinatário, os golpes de e-mail estão cada vez mais desenfreados.
Um lugar onde os hackers procuram informações confidenciais de usuários é nos e-mails de suas vítimas. Com a maioria das pessoas tendo senhas de e-mail fracas, hackear e-mails diariamente é quase sem esforço para os cibercriminosos. Além disso, eles atacam suas vítimas ignorantes por meio de phishing por e-mail, apresentando links infectados como arquivos. Os usuários caem em suas armadilhas quando clicam nos links ou baixam os arquivos.
Para evitar que sua organização fique vulnerável a esse golpe, incentive seus funcionários a não enviar ou receber arquivos por e-mail. Em vez disso, eles devem implementar o uso de software de compartilhamento de arquivos ao qual apenas membros internos da equipe têm acesso.
3. Use uma conexão segura para compartilhar arquivos
Uma conexão de rede pode originalmente envolver duas ou mais partes, mas os invasores podem se infiltrar na rede. Portanto, é importante levar isso em consideração e proteger sua rede com criptografia.
Uma conexão segura criptografa um ou mais protocolos de segurança, dificultando o acesso das pessoas. Quando uma rede não é criptografada, ela fica exposta a qualquer pessoa que saiba como seqüestrar e ameaçar facilmente.
Quando nenhuma barreira forte está criptografando uma rede, os cibercriminosos podem penetrá-la e recuperar suas informações confidenciais, como credenciais de login, registros financeiros, senhas e outras informações privadas.
4. Adote Serviços de Nuvem Seguro
Os serviços de nuvem seguros oferecem uma camada extra de segurança de dados. Eles têm melhor flexibilidade, acessibilidade e capacidade em comparação com os métodos convencionais de computação e armazenamento. Além disso, a computação em nuvem está substituindo rapidamente a computação tradicional como base para muitas empresas hoje.
A maioria dos provedores de serviços em nuvem mantém ativamente a integridade de seus servidores aderindo às práticas de segurança padrão. Esses fornecedores terceirizados são responsáveis pelo gerenciamento da infraestrutura de serviços em nuvem, bem como pela segurança e responsabilidade dos ativos de dados.
5. Implemente o formato de arquivo morto
O formato de arquivo compactado consiste em empilhar um ou mais arquivos e metadados. Você pode combinar vários arquivos de dados em um único arquivo para fácil acessibilidade e armazenamento. Também permite compactar arquivos para ocupar menos espaço de armazenamento.
Armazenar seus dados no formato de arquivo protege esses dados contra vazamento ou exposição. Com vários arquivos em um arquivo compactado, será difícil para um golpista identificar um arquivo específico rapidamente.
6. Gere senhas fortes
Senhas fracas são o principal meio que os cibercriminosos usam para acessar as contas ou redes de suas vítimas. Eles fazem isso por adivinhação de senha ou quebra de senha por meio de um ataque de força bruta.
A geração de senhas fortes deve fazer parte de sua cultura de segurança cibernética. Você precisa educar os membros de sua equipe sobre a importância e a utilidade de usar uma senha forte e segura. Em vez de usar números, data de nascimento ou eventos, eles devem optar por uma senha.
Lembrar toneladas de senhas pode ser cansativo e levar à fadiga de senhas. Facilite as coisas para sua equipe adotando uma ferramenta eficaz de gerenciamento de senhas para atender às necessidades de senhas.
7. Restringir o uso de USBs
Para proteger seus dados confidenciais e arquivos de trabalho em geral, proíba o uso de USBs em sua rede. E isso porque é fácil transferir informações, arquivos e dados com um simples toque com unidades USB ou flash.
Outra razão pela qual você deve proibir USBs em sua organização é evitar a transferência de vírus ou arquivos corrompidos para sua rede. Você não tem ideia de onde esses dispositivos estiveram e o que eles contrataram. O uso de um USB infectado por vírus pode arruinar seus dados completamente, sem oportunidade de recuperação de dados.
8. Escolha um sistema de compartilhamento de arquivos fácil de usar
Embora usar a tecnologia ou software mais recente para compartilhar arquivos em sua organização possa parecer uma boa ideia, não troque isso por simplicidade. Um sistema sofisticado de compartilhamento de arquivos não serve para nada se você e sua equipe não puderem usá-lo sem assistência, orientação ou treinamento.
Se o sistema de compartilhamento de arquivos for difícil de usar, há uma tendência de que seus dados possam se perder nele e você não poderá recuperá-los. Há também a possibilidade de enviar acidentalmente informações confidenciais para as pessoas erradas ao tentar navegar pelo sistema.
9. Use VPNs confiáveis ao compartilhar arquivos
Com a tecnologia Virtual Private Network (VPN), os usuários podem enviar e receber conteúdo por meio de conexões de internet compartilhadas ou abertas, como se seus dispositivos estivessem conectados a uma rede privada. Isso beneficia escritórios regionais ou funcionários remotos que precisam de acesso remoto a dados e arquivos de um sistema ou banco de dados da matriz central.
Existem VPNs amplamente difundidas e confiáveis, como ExpressVPN, CyberGhost, Torguard VPN, NordVPN e muito mais. Além disso, se você usa uma solução ou serviço de compartilhamento de arquivos como o DropBox, não precisa comprar um serviço de VPN externo, pois eles fornecem um serviço alternativo de VPN. Isso o torna rentável.
10. Verifique os links antes de clicar
Outra prática de segurança de compartilhamento de arquivos simples, mas altamente eficaz, é sempre verificar os links antes de clicar neles. Por mais simples que pareça, negligenciá-lo pode causar enormes consequências de perda de dados.
Cultive a etiqueta comercial de educar seus colegas de trabalho e funcionários sobre a importância dessa atividade comercial simples. Fazer uma inspeção mais detalhada dos links antes de clicar neles evita o seqüestro de rede e o hacking. Muitas vezes, os hackers mascaram links com links duvidosos que podem assumir instantaneamente o controle de seus arquivos de negócios ou até mesmo logins.
Evite ciberataques com práticas seguras de compartilhamento de arquivos
O compartilhamento de arquivos é inevitável para a colaboração. Enquanto dois ou mais estiverem trabalhando juntos, eles precisam compartilhar arquivos, especialmente quando estiverem em locais diferentes. No entanto, é sua responsabilidade proteger seus arquivos.
Cultivar práticas seguras de compartilhamento de arquivos é uma maneira segura de evitar ser vítima de criminosos cibernéticos excessivamente zelosos que esperam a menor oportunidade de ataque.
