Com o boom da cultura de trabalhar em morada, as equipes dependem muito de ferramentas de colaboração para continuar trabalhando remotamente. Existem várias ferramentas disponíveis para gerenciar equipes remotas, escoltar seu progresso, organizar encontros virtuais e permanecer conectado para ajudá-los a se manterem produtivos.
Da mesma forma, a colaboração de documentos ocupa um lugar também importante para uma informação eficiente. Para tornar a geração, o compartilhamento e a colaboração de documentos mais simplificados, cá estão algumas das melhores ferramentas de colaboração de documentos que você deve testar.
Para colaboração de documentos, o Google Docs é a melhor escolha. Ele ajuda a permanecer avante do jogo de colaboração sem custar um centavo. Ele elimina as frustrações do remetente e do destinatário, atribuindo links exclusivos para cada documento e permitindo que os usuários os compartilhem perfeitamente com um clique.
O recurso de compartilhamento colaborativo de documentos do Google Docs permite que vários usuários editem o mesmo documento, rastreiem e aceitem sugestões e vejam as alterações sincronizadas em tempo real para se manterem atualizados com a versão mais recente. Outrossim, permite que os editores adicionem comentários e sugestões em tempo real.
Uma vez que proprietário do documento, você pode ajustar os direitos de edição de concórdia com suas necessidades. Você pode juntar pessoas uma vez que editores ou visualizadores usando seus endereços de e-mail. Você também pode definir o documento uma vez que “Somente visualização” ou “Restrito” para que somente pessoas com IDs de e-mail do mesmo domínio possam acessá-lo. Outrossim, você pode controlar quem pode compartilhar seu documento com outros membros da equipe.
No entanto, a maioria das pessoas encontra um problema ao usar o Google Docs. Os usuários desconhecem as opções de invitação e compartilhamento de link no Google Docs. O destinatário pode decrescer, editar e enviar por e-mail o documento recebido se não souber uma vez que colaborar no Google Docs. Portanto, se for a primeira vez que o usam, talvez seja necessário educá-los um pouco.
O Notion oferece controle totalidade sobre o compartilhamento de documentos. Com ele, você pode controlar facilmente quem pode editar, visualizar, comentar ou compartilhar suas páginas do Notion. Os documentos podem ser compartilhados com uma única pessoa ou com uma equipe inteira de uma só vez.
No compartilhamento em grupo, você pode restringir quem tem aproximação aos documentos, seja toda a equipe ou somente alguns membros de todo o grupo. Você pode, por exemplo, colocar seus editores adjuntos em um grupo e conceder a eles aproximação de edição a informações confidenciais em um clique. Ou você pode conceder aproximação de edição a alguns editores enquanto ainda compartilha o documento com todo o grupo de edição.
Na barra lateral esquerda, o Notion mantém um registro de suas páginas privadas e compartilhadas. Uma vez que resultado, você pode impelir e soltar páginas rapidamente de uma seção para outra enquanto define as permissões de aproximação para corresponder às já definidas na seção de página privada. As mesmas permissões de aproximação se aplicam às páginas de aninhamento, mas você pode alterá-las posteriormente conforme necessário.
Outrossim, um gestor tem o recta de modificar as permissões de um documento já compartilhado para alguns membros do grupo convidado ou remover alguém de ter aproximação a ele. Se você estragar as permissões de edição, tudo o que você precisa fazer é pressionar Restaurar. Portanto, o Notion é uma boa escolha para equipes pequenas com tanto controle sobre o compartilhamento de documentos.
O Notion se integra ao Slack, Google Drive, Trello, Mailchimp e muitos outros serviços para facilitar o compartilhamento de documentos. O projecto gratuito vem com limitações, uma vez que o número de convidados que você pode invitar e o séquito de históricos. Para obter o sumo favor, considere atualizar para o projecto pago. Confira a página de preços do Notion para obter mais detalhes.
O Zoho Writer também permite que os usuários compartilhem documentos facilmente para colaboração, semelhante ao Google Docs. Compartilhar documentos com sua equipe para revisões e permitir que eles comentem os arquivos em tempo real é super fácil. Quando você deixa suas sugestões nos comentários, sua equipe sabe o que editar e pode agir rapidamente.
Você pode até conversar sobre seu progresso enquanto trabalha. Uma vez que proprietário do documento, você pode ativar a alternância de controle de alterações para que todas as alterações feitas no documento a partir de agora sejam facilmente verificadas novamente. Outrossim, com o Zoho Writer, você também pode compartilhar documentos externamente com clientes que não estão em seu espaço de trabalho.
Os documentos são armazenados em uma livraria em nuvem muito organizada e podem ser pesquisados e recuperados rapidamente. Outrossim, você pode integrar facilmente o Zoho Writer a aplicativos uma vez que Google Drive, Dropbox, Evernote e Zoho Mail. Outrossim, o Zoho Writer possui uma interface profissional e não possui uma curva de tirocínio acentuada. Assim, você não terá dificuldade em se avezar com isso.
Quando se trata de preços, o Zoho Writer é gratuito para uso individual. No entanto, para usufruir de vantagens extras, uma vez que espaço suplementar ou proteção por senha, você terá que optar por seus planos pagos. Verifique a página de preços do Zoho Docs para obter mais detalhes.
Alguns dos recursos úteis que você pode aproveitar com o Zoho Writer são:
- Salvamento de documentos em tempo real.
- Bloqueio de dados confidenciais.
- Assistente de escrita com lucidez sintético.
- Agendamento ou publicação direta de artigos no WordPress.
- Funciona offline também.
O ClickUp Docs é outra utensílio altamente eficiente para compartilhar documentos remotamente. Por meio de sua incrível interface de colaboração, repleta de recursos, todos no Workspace podem colaborar, editar e trabalhar em tarefas simultaneamente.
Permite edição colaborativa no estilo do Google Docs. Você pode ver o cursor se movendo quando alguém está editando um documento, com o nome sendo exibido supra do cursor. Ao clicar no ícone de binóculo amarelo, você também pode ver quem visualiza seu trabalho.
Outrossim, as alterações em tempo real são sincronizadas em todos os dispositivos para prometer que todos os membros da equipe possam acessar a versão mais recente do documento. Ao compartilhar documentos com sua equipe, você terá a flexibilidade de manter alguns documentos privados enquanto outros estão acessíveis a todos.
Outrossim, protegendo seus documentos, você pode impedir que membros específicos da equipe acessem esses documentos sem pedir sua permissão. O aninhamento é outro dos recursos exclusivos do ClickUp. Ele permite agrupar páginas em um documento e, usando o recurso Relacionamentos, você pode vincular páginas relacionadas dentro do documento.
Você também pode importar seu trabalho de outros aplicativos, incluindo Evernote, Google Docs e até mesmo documentos do Microsoft Word. Se você estiver procurando por uma utensílio de colaboração de documentos altamente responsiva, experimente o ClickUp.
A plataforma Dropbox Paper é outra opção avançada de colaboração de documentos disponível para equipes remotas. Com ele, você pode compartilhar documentos perfeitamente com os membros da equipe, dando-lhes aproximação ao documento por meio de endereços de e-mail.
Atribuir tarefas aos membros de sua equipe com somente alguns cliques e gerar instantaneamente um prazo ao lado dele mantém todos informados. Outrossim, você pode planejar suas reuniões vinculando os eventos do calendário no documento compartilhado.
Uma vez que colaborador, você pode desvendar rapidamente quais tarefas foram atribuídas a você por documento ou por documento e velejar pelas tarefas atribuídas a outras pessoas e pelas já concluídas. Outrossim, ao contrário do Google Docs, o Dropbox Paper suporta o compartilhamento de arquivos multimídia, tornando a colaboração mais encantador.
Outrossim, o Dropbox Paper permite importar documentos do Microsoft Word, Excel e PowerPoint e vincular documentos do Google Docs, Sheets e Slides. Portanto, se você está procurando uma utensílio de colaboração rica em recursos para sua equipe, experimente o Dropbox Paper.
Ligeiro sua colaboração de documentos para o próximo nível
A Colaboração de Documentos existe há décadas. Experimente as ferramentas da lista para levar a colaboração de documentos com sua equipe para o próximo nível. Para instaurar qual utensílio é melhor para a equipe, você deve executá-la e escolher a solução que atende aos requisitos da equipe.
Você tem membros da equipe baseados em diferentes partes do mundo? Marcar uma reunião importante sem incerteza seria um duelo se você não conhecesse o fuso horário. Se sim, você deve verificar os conversores de fuso horário para facilitar seu trabalho.
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