Administrar uma equipe distribuída pode ser um desafio. Como você garante a colaboração quando tem membros da equipe localizados em fusos horários diferentes? E todos têm os recursos necessários para trabalhar de forma produtiva e atingir as metas de sua equipe?

Embora haja muito em que pensar ao gerenciar uma força de trabalho remota, muitos desafios podem ser aliviados quando você usa o sistema de gerenciamento de projetos da monday.com para se manter conectado. Mas como esta é uma plataforma com inúmeras opções, ajuda conhecer algumas práticas recomendadas, para que sua equipe remota prospere onde quer que esteja. Aqui estão oito dos melhores.

1. Gerenciando sua agenda de equipe

Os funcionários remotos podem estar localizados em diferentes fusos horários, dificultando o rastreamento de quem está online e a que horas. Mesmo para aqueles baseados localmente, a beleza do trabalho remoto significa que os membros da sua equipe podem preferir fazer login quando se sentirem mais produtivos. Alguns podem ser notívagos, enquanto outros podem acordar cedo e começar a trabalhar antes do sol nascer.

Em vez de depender de calculadoras de fuso horário ou tentar acompanhar os horários de todos em sua cabeça, use a segunda-feira para mapear tudo em preto e branco. Use a seção de atualização de sua programação semanal para anotar ausências ou solicitar mudanças de turno.

2. Use um diretório da empresa

Dependendo do tamanho da sua organização, você pode ter centenas ou até milhares de funcionários trabalhando em vários locais. Configure um diretório da empresa para manter todos em contato e colaborar na monday.com.

Você adicionará membros da equipe de acordo com sua função e, em seguida, adicionará uma coluna para exibir sua foto de perfil, informações de contato e fuso horário local. Melhor ainda, clique na visualização do mapa para ver sua localização global.

3. Organização de Reuniões

As videoconferências remotas podem ser essenciais para a recuperação da equipe, mas pode ser complicado coordená-las quando os membros da equipe estão em fusos horários diferentes. Também é importante que essas interações face a face não prejudiquem a produtividade.

Use monday.com para criar um quadro de reuniões, com itens de linha para descrever o tópico da reunião. Para que tudo corra bem, carregue a agenda da reunião com antecedência e atribua ações a membros específicos da equipe. Dessa forma, todos sabem o que precisa ser discutido e podem preparar suas próprias palavras e documentação com antecedência.

Adicione um resumo dos destaques da reunião após a conclusão da reunião, para que todos estejam atualizados sobre o que foi discutido, incluindo pontos de ação, conforme necessário. E se alguém não conseguiu? O Monday.com se integra ao Zoom, para que você possa adicionar uma gravação da reunião para sua equipe acompanhar mais tarde.

4. Configurando uma Biblioteca de Recursos de Equipe

Os funcionários remotos precisam de acesso a recursos compartilhados, como diretrizes de marca da empresa, modelos e documentos de integração de funcionários. Mas vasculhar uma unidade compartilhada ou pastas e pastas de e-mails para encontrar o documento certo pode ser demorado.

Em vez disso, configure uma biblioteca de recursos no Monday.com e adicione todos os arquivos e links relevantes em um local central. Você também pode adicionar comentários a cada documento, para que os membros da equipe possam fazer perguntas ou dar feedback sem precisar procurar a pessoa certa para entrar em contato.

5. Acompanhe as metas da equipe

Manter a transparência é fundamental para administrar uma equipe remota de sucesso. Quando todos podem ver como a equipe está se saindo e o que ainda precisa ser realizado, eles podem manter o foco e a motivação.

Use o recurso de acompanhamento de metas da monday.com para definir objetivos e resultados-chave (OKRs) para sua equipe. Use widgets como o display de bateria ou gráficos, para que todos possam ver o quão perto você está de atingir seus alvos.

6. Usando a automação

Monday.com oferece uma variedade de recursos para automatizar tarefas e manter sua equipe conectada, mesmo quando você não está no escritório. As automações facilitam a maximização da eficiência sem interromper seu fluxo de trabalho. Eles podem ser configurados para fazer coisas como enviar lembretes, atualizar status e atribuir tarefas.

Por exemplo, você pode criar uma automação que envia uma mensagem a um membro da equipe quando ele recebe uma tarefa. Ou você pode configurar uma automação para atualizar o status de uma tarefa quando alguém comentar nela. Aproveite ao máximo a capacidade da plataforma de personalizar automações, para que você possa concluir ações como mover itens para um fluxo de trabalho separado ou acionar um alerta especial para sua equipe com apenas um clique.

Para configurar uma automação da monday.com, selecione um gatilho, como uma alteração de status ou uma pessoa atribuída a um item. Seus gatilhos precisarão de uma condição atribuída a eles e, em seguida, você selecionará um ponto de ação, como notificar um canal do Slack ou enviar um e-mail.

7. Usando modelos de equipe

Simplifique a maneira como os membros de sua equipe trabalham, criando uma série de modelos de equipe para tarefas que eles realizam regularmente. Por exemplo, se sua equipe realizar reuniões de status semanais, você poderá criar um modelo de reunião com a agenda e o formato da reunião. Dessa forma, os membros da equipe podem preencher os detalhes relevantes a cada semana, sem precisar começar do zero.

Você também pode criar modelos para integrar novos membros da equipe, planos de projeto e campanhas de marketing.

8. Funções de Pesquisa Rápida

Produtividade é tudo no trabalho remoto. É fácil ficar sobrecarregado com as próprias ferramentas de comunicação e colaboração destinadas a simplificar nossas funções. Para economizar muito tempo todos os dias, acostume-se a usar os seguintes recursos:

• Pesquisa rápida: usar CTRL/CMD + K para acessar a Pesquisa Rápida e mergulhar imediatamente nos quadros acessados ​​recentemente.
• Seleção de lote: a partir daqui, pegue vários itens usando o recurso de seleção de lote em seu quadro. Clique na caixa de ação à esquerda de qualquer item e segure MUDANÇA para clicar em outra caixa em um item separado.

Ao aproveitar os recursos de segunda-feira, como modelos, automação e pesquisa rápida, você pode otimizar o fluxo de trabalho de sua equipe e aumentar a produtividade.

Se você não está convencido de usar o Monday, vale a pena dar uma olhada em outras ferramentas de gerenciamento de projetos, como Asana e Trello. O mais importante é encontrar uma ferramenta que funcione para você e sua equipe. Com o sistema certo, você pode gerenciar com sucesso sua equipe remota, não importa onde eles estejam no mundo.