Se houver muitas pessoas trabalhando juntas em uma planilha de projeto compartilhada, você deve configurar algum tipo de fluxo de trabalho ou controles de processo para fazer as coisas com facilidade. Dessa forma, você não perderá o controle do que foi feito e do que precisa ser feito em seguida – isso ajudará a manter todos na mesma página.
Aqui, falamos sobre essas dicas essenciais e práticas recomendadas que você deve seguir ao colaborar com outros usuários no Excel ou no Planilhas Google ou similares.
1. Documente as principais alterações e atualizações
Ao colaborar em planilhas, é importante acompanhar o que mudou. Você pode acabar substituindo o trabalho de outra pessoa se não tomar cuidado.
Tente adicionar comentários ou notas para registrar as alterações, como motivos para atualizar o item, nomes dos editores que fizeram as alterações e por que ou como eles fizeram isso. Você pode fazer isso facilmente usando o Destacar alterações recurso em uma pasta de trabalho compartilhada. Para ativar esse recurso, siga as etapas descritas abaixo:
- Vamos para Arquivo > Opções > Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Para macOS, vá para Excel > Preferências… > Faixa de opções e barra de ferramentas > Barra de ferramentas de acesso rápido.
- Nas opções suspensas, escolha Todos os comandos.
- Selecionar Destacar alterações e escolha se deseja adicionar a barra de ferramentas de acesso rápido acima ou abaixo da faixa de opções. Clique OK.
- Uma vez feito, toque nos filtros suspensos no Barra de ferramentas de acesso rápido > Mostrar rótulos de comando. Você pode personalizar como deseja destacar as alterações em sua planilha escolhendo entre as opções na lista suspensa.
Você também pode codificar itens ou guias por cores em sua planilha compartilhada para que você possa ver facilmente as alterações rapidamente.
2. Insira os dados de origem corretamente
É fácil cometer erros ao inserir os dados brutos em suas planilhas. O problema é que, se você não fizer isso corretamente, pode distorcer completamente seus resultados e levá-lo na direção errada.
Felizmente, existem algumas dicas rápidas para garantir que você esteja inserindo a origem ou os dados brutos corretamente em seus arquivos do Excel.
- Seus dados devem ser claros e precisos. Tente evitar abreviações, se não forem absolutamente necessárias, e certifique-se de que qualquer formato de número ou data seja claro e consistente em toda a(s) sua(s) planilha(s).
- Certifique-se de incluir um título no topo de cada coluna/linha, para que outros usuários possam interpretar melhor as tabelas.
- Use fórmulas relevantes (e corretas), sempre que necessário.
3. Use controles de planilha
Usando controles de planilha, você pode reduzir o risco de erros na entrada de dados. Aqui estão algumas ferramentas que você pode usar:
Data de validade: O uso de uma ferramenta como validação de dados permite coletar entradas de vários usuários no formato apropriado. Também garante uniformidade na entrada de dados e evita erros inadvertidos do usuário. Se você estiver inserindo dados que pertencem a um conjunto conhecido de valores, como “Sim” ou “Não” ou “Não pode ser determinado”, você pode criar uma lista suspensa com essas opções para permitir que outros usuários selecionem em uma lista predefinida de opções.
Visualização da planilha: A função de exibição de planilha é outro recurso útil que permite que usuários de planilhas criem exibições personalizadas de sua pasta de trabalho e definam seus próprios filtros para exibir informações, sem serem afetados por alterações feitas na planilha por outros usuários.
4. Use Tabelas e Gráficos
Sejamos sinceros: as planilhas são bastante complicadas no início, especialmente se você não estiver acostumado a trabalhar com grandes volumes de dados. É por isso que recomendamos o uso de tabelas, tabelas ou gráficos para configurar seus dados de maneira intuitiva.
Enquanto as tabelas ajudam a organizar e classificar suas informações, o uso de um gráfico pode ajudar na representação visual. Isso torna mais fácil traçar tendências ou mostrar comparações entre diferentes grupos de variáveis ao longo do tempo para que você possa identificar relações e tendências importantes em seus valores de dados.
5. Realce valores importantes com cores e formatação
Ao adicionar cor ao seu texto e títulos, você pode organizar seus dados de maneira mais legível.
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Dessa forma, você pode se concentrar em aspectos específicos dos dados sem ficar sobrecarregado com todas as informações de uma só vez. Você também pode usar ferramentas como formatação condicional, que permite destacar células específicas com base em critérios, como se elas estão dentro de um determinado intervalo de valores.
O recurso “Congelar Painéis” é particularmente útil se você precisar acompanhar determinadas áreas enquanto percorre uma planilha longa. Veja como você pode fazer isso:
- Selecione a linha ou coluna ativa.
- Vou ao Visão guia da faixa de opções e selecione Congelar Painéis.
- No menu suspenso, selecione se deseja congelar colunas ou linhas.
7. Use a função de hiperlink
Usando a função Hyperlink, você pode vincular texto âncora a arquivos, páginas da Web ou planilhas.
- Para fazer isso, selecione uma célula em sua planilha contendo texto.
- Vou ao Inserir guia na faixa de opções.
- À direita da faixa de opções, toque em Link e escolha as opções no menu à esquerda. Você pode optar por vincular a arquivos em seu armazenamento local, a um link da Web ou a outras fontes.
Isso ajuda os membros da sua equipe a encontrar facilmente referências ou arquivos de origem. Por exemplo, se a página da Web da sua empresa listar produtos e serviços, você poderá criar facilmente um hiperlink em uma célula que leve os membros da equipe diretamente à página quando clicarem nela.
Muitas vezes, pode ser difícil saber no que seus colegas estão trabalhando. No entanto, ferramentas de planilhas, como o Planilhas Google, facilitam a colaboração de vários editores em documentos em tempo real. Você pode abrir a barra lateral do bate-papo tocando no balão do ícone de bate-papo ao lado da lista de usuários ativos.
Este é um recurso útil – você pode discutir quaisquer problemas que possa ter encontrado ao trabalhar em arquivos compartilhados. Ele também permite que você se comunique rapidamente se precisar de ajuda ou assistência com algo específico em seu documento.
9. Forneça aos colaboradores acesso para edição/visualização
Uma das primeiras etapas na colaboração em planilhas compartilhadas é garantir que os membros da equipe tenham acesso de edição/visualização (somente leitura). Você precisará certificar-se de que ativou o compartilhamento em primeiro lugar.
Em segundo lugar, adicione colaboradores às suas pastas de trabalho individuais conforme necessário e dê a eles acesso somente leitura ou edição conforme desejado. Certifique-se de que todos tenham acesso às versões compatíveis do arquivo, para que não tenham problemas ao sincronizar ou salvar enquanto trabalham.
Colaboração mais inteligente com planilhas fáceis de ler
No final do dia, é tudo uma questão de comunicação. Quando você está trabalhando em um projeto compartilhado com um grupo de pessoas, é importante garantir que a comunicação de sua equipe seja o mais tranquila possível.
Essas dicas acima devem ajudar a tornar suas planilhas mais fáceis de usar e de ler, para que o compartilhamento e a interpretação das informações sejam sempre fáceis.
