Começar do zero com um novo software de gerenciamento de projetos é um projeto em si. Cada um é diferente do outro, então, além de tentar mapear todos os seus projetos, você pode estar lidando com uma curva de aprendizado. Pode ser esmagador.
No entanto, uma coisa que todos eles têm em comum é que planejar com antecedência pode ajudar a fazer uma transição suave. Além disso, você se preparará para manter um espaço de trabalho limpo e consistente. Continue lendo para saber quais etapas você pode seguir ao iniciar um novo software de gerenciamento de projetos.
Decidindo como você deseja usar o software de gerenciamento de projetos
Antes de configurar seu software, você precisa de um plano de como deseja usá-lo. Saber quem usará a conta e os tipos de quadros do projeto ajudará você a começar.
Com quem você vai trabalhar?
Mais alguém estará na conta? Quem são eles e quais são seus papéis? O nível de privacidade e permissões que você pode definir para sua equipe varia dependendo de qual você usa e do nível em que se inscreve. Portanto, é bom planejar com antecedência, mesmo antes de selecionar um, quem está usando a conta e a que você deseja dar acesso.
Por exemplo, as versões pessoais de Notion são muito diferentes das Equipe conta, mas você pode colaborar usando qualquer um. As pessoais oferecem páginas que começam privadas e permitem que você convide convidados, enquanto a conta da equipe desbloqueia espaços de trabalho colaborativos que permitem compartilhar com toda a organização imediatamente.
Dentro de sua organização, você também deve considerar a quem deseja conceder permissões de administrador. Além disso, se o seu software permitir convidados, você poderá determinar se é necessário ou não compartilhar um quadro de projeto com clientes, contratados ou outras pessoas fora de seu local de trabalho.
Que tipos de quadros de projeto você vai usar?
Você pode fazer mais do que criar esboços de projetos simples em seu software de gerenciamento de projetos. Você também pode:
- Crie quadros de solicitação de projeto onde você e seus colegas de trabalho possam delegar tarefas diversas ou pedir ajuda. O ClickUp é um excelente software para construir um, mas você pode construí-lo em qualquer software de gerenciamento de projetos.
- Descreva um fluxo de trabalho contínuo do início ao fim para obter uma visão geral rápida das etapas dos projetos.
- Configure um quadro de tarefas aberto onde você e seus colegas de trabalho possam se atribuir às tarefas disponíveis.
Decidindo como organizar o software de gerenciamento de projetos
Agora que você sabe com quem está trabalhando e os tipos de quadros de projeto que usará, precisa determinar como deseja organizar a conta.
Como você faz isso é realmente uma questão de preferência, mas o número de pessoas com quem você trabalha também o ajudará a decidir. Há muitas maneiras de organizar seus quadros de projeto, como:
- Cliente
- Projeto
- Departamento
- Equipe
Você pode até usar uma combinação dos itens acima. Mas, se você trabalha com uma grande empresa, organizar por departamento ou equipes simplificará a localização de projetos e tarefas para todos.
Ao organizar os itens, você deseja evitar complicar demais os nomes de suas tarefas, projetos, quadros e pastas. Você e seus colegas de trabalho encontrarão o que precisam rapidamente se mantiverem as coisas o mais simples possível.
Isso é especialmente verdadeiro para subpastas. Se a ferramenta que você está usando oferece subpastas, pergunte-se antes de criar uma se ela é realmente necessária e, em caso afirmativo, determine o nome ideal quando outras pessoas estiverem procurando por ela. Incluir uma série de pastas pequenas, vazias ou rotuladas incorretamente só criará confusão.
Pense nisso quase como as pastas de arquivos do seu computador. Você quer ser capaz de encontrar o que procura com o menor número de cliques possível.
Adicionando tarefas ao software de gerenciamento de projetos
Depois de determinar como gostaria de organizar suas tarefas e projetos, você pode começar a mapeá-los. Primeiro, é útil fazer uma lista de projetos em andamento e dividi-los em itens de ação. Você pode fazer isso em papel ou em software de processamento de texto – qualquer método que funcione melhor para você.
Aderir aos projetos atuais ajudará a simplificar o processo. Crie quadros e tarefas apenas para projetos em que você está trabalhando atualmente ou em breve, em vez de incluir informações desatualizadas ou de espaço reservado.
Certifique-se de nomear seus quadros de projeto de acordo e incluir apenas tarefas relacionadas. Essa hierarquia ajudará você a encontrar detalhes mais rapidamente e fornecerá a você e seus colegas de trabalho uma visão geral rápida do status de um projeto.
Por exemplo, se você estiver desenvolvendo um novo site para um produto, você criaria um quadro de projeto e o chamaria de algo como um Site do produto. Em seguida, você listaria todos os itens de ação que compõem um site como tarefas dentro dele. Então, coisas como escolher um nome de domínio, configurar hospedagem, projetar wireframes e assim por diante.
Se você mantiver seu sistema para adicionar projetos e tarefas consistente, é menos provável que precise gastar tempo organizando ou reorganizando.
O que evitar ao configurar um software de gerenciamento de projetos
Algumas coisas que você deseja evitar ao configurar um novo software de gerenciamento de projetos são:
- Fazendo tudo de uma vez— comece pequeno com uma lista de projetos atuais para evitar ficar sobrecarregado ou sobrecarregar seu espaço de trabalho.
- Utilizando todos os recursos— especialmente se for uma conta paga, você pode pensar que deseja obter o valor do seu dinheiro. No entanto, existem muitos sinos e assobios que vêm com o software de gerenciamento de projetos que podem apenas atrapalhar. Pesquisar o produto com antecedência é uma das maneiras de evitar a fadiga de recursos.
- Complicando demais os projetos— adote a abordagem menos é mais ao mapear seus projetos. Por exemplo, muitos softwares de gerenciamento de projetos oferecem subtarefas menos visíveis que você pode aninhar em subtarefas maiores. No entanto, pode ser tedioso para você listar as etapas de uma tarefa e para seu colega de trabalho verificar.
Comece com seu software de gerenciamento de projetos
Começar com um novo software de gerenciamento de projetos é menos trabalhoso se você fizer um pouco de planejamento com antecedência e começar pequeno. Em vez de construí-lo com projetos desatualizados ou informações de espaço reservado, crie itens à medida que avança e mantenha um sistema de nomenclatura consistente para tarefas, projetos e pastas.
Lembre-se de mantê-lo simples. Quanto menos cliques você precisar para encontrar o que precisa, melhor.
