Evernote é uma ferramenta ideal para criar e gerenciar suas notas de reunião. Existem três elementos essenciais para uma reunião bem-sucedida. A preparação da reunião, a tomada de notas organizadas e o acompanhamento da reunião são pré-requisitos para uma boa reunião. Os recursos do Evernote facilitam muito fazer os três.
Criar uma Nota de Reunião no Evernote
O Evernote permite que você conecte o Google Agenda à sua conta. Na tela inicial do aplicativo, suas próximas reuniões ficam visíveis rapidamente.
Observação: Conectar seu calendário requer uma assinatura Pessoal, Profissional ou Equipes.
Para criar uma nova nota de reunião, comece com um evento de reunião em seu calendário. Em seguida, no Evernote Home, clique no ícone ao lado de um evento de reunião em seu widget de calendário. Por fim, clique Criar nota para evento.
O Evernote cria uma nota vinculada que você pode acessar com um clique. A nota inclui um link para o evento no calendário do Google com todos os detalhes da reunião. A nova nota é pré-formatada com uma estrutura ideal para notas de reunião. Há seções para registrar tarefas para acompanhamento posterior e uma seção para fazer anotações.
Vincular material de suporte às notas da reunião
O Evernote tem um recurso para vincular todo o material de suporte relevante à nota da reunião. Seu material de referência nunca está a mais de um clique de distância. Afinal, o tempo é muito valioso para desperdiçá-lo procurando arquivos e documentos quando você está em uma reunião.
Clique ou toque no evento da reunião no widget de calendário para vincular um arquivo ou documento. Selecionar Notas do link. Escolha as notas que são relevantes para sua reunião.
Agora, você terá o que precisa sem perder tempo valioso durante a reunião.
Definir lembretes para notificações de reuniões
Você já perdeu uma reunião porque precisava de um lembrete? A solução é implementar lembretes no Configurações do calendário.
As configurações do Calendário permitem determinar o tipo de notificação que você recebe. Por exemplo, você pode receber um lembrete antes do início de uma reunião, no horário de início ou após o término da reunião. Além disso, o Evernote pode lembrá-lo de fazer anotações ou revisar suas anotações.
Para definir um lembrete, clique no evento do calendário. A seguir, selecione o Mais botão de opções (três pontos) no canto superior direito do widget de calendário. Em seguida, selecione Configurações do calendário….(três pontos).
Você pode ajustar as configurações para duas opções: Lembre-me de fazer anotações ou Lembre-me de abrir as notas. O primeiro é para eventos que não possuem uma nota vinculada. O último é para eventos que já possuem uma nota vinculada.
Fazer anotações de reuniões organizadas no Evernote
A nota de reunião pré-formatada é ideal para capturar informações vitais durante sua reunião. Existem seções para capturar tarefas e fazer anotações não estruturadas.
O recurso de tarefa no Evernote esclarece três elementos críticos para o sucesso de uma reunião. Depende de responder a três perguntas: “Quem faz o quê até quando?”
- Quais são as tarefas acionáveis?
- Quem fará as tarefas?
- Qual é o prazo para terminar as tarefas?
O Evernote simplifica o gerenciamento de tarefas, permitindo que você capture as tarefas em tempo real. Se você seguir as dicas do nosso guia para escolher um gerenciador de tarefas online, o Evernote se qualifica como um aplicativo de produtividade superior. Além disso, você pode adicionar uma data de vencimento e atribuir a tarefa a você ou a um membro da equipe. Ao final da reunião, você terá uma lista de tarefas organizada com perguntas sobre quem, o quê e quando.
A seção Notas é um local para registrar informações importantes, instruções específicas ou ideias da reunião. Anotá-los garante que você não perderá os principais resultados de uma reunião.
Evernote facilita o acompanhamento de reuniões
Reuniões bem-sucedidas incluem ações de acompanhamento com prazos. O Evernote torna qualquer planejamento pós-reunião indolor.
Use tarefas para agir após sua reunião
As notas de reunião organizadas tornam seus próximos passos fáceis e óbvios. Suas tarefas atribuídas estão na nota aguardando sua ação. Se você gerencia uma equipe, tem uma única referência para tarefas atribuídas a outras pessoas.
Ninguém quer aparecer em uma reunião para perceber que esses itens essenciais foram deixados de lado devido à falta de comunicação. Notas de reunião bem organizadas criam clareza, concordância e responsabilidade para indivíduos, uma equipe ou uma organização. Os recursos do Evernote o tornam um aplicativo ideal para priorizar e gerenciar tarefas.
Melhore a comunicação com sua equipe compartilhando notas de reunião
Você pode compartilhar a nota com aqueles que participaram da reunião.
No canto superior direito da nota da reunião, clique em Compartilhar. A caixa de diálogo de compartilhamento será aberta com três opções para compartilhar a nota. As opções permitem que você permita que alguém os visualize dentro do Evernote, visualize-os por meio de um link público em um navegador da web ou como uma cópia em um e-mail.
- Convidar alguém. Use este recurso para compartilhar com outro usuário do Evernote. Na caixa para Convidar alguém, insira um ou mais endereços de e-mail, defina o nível de permissão e clique em Enviar convite.
- Link compartilhável. Use este recurso para compartilhar a nota com um usuário que não seja do Evernote. Cada nota tem um URL único que você pode copiar e colar para compartilhar com qualquer pessoa, mesmo que essa pessoa não seja um usuário do Evernote. Alternar Link compartilhável para habilitá-lo. Em seguida, copie o link e compartilhe com qualquer pessoa.
- Enviar uma cópia por e-mail. Você pode enviar uma cópia da nota por e-mail com o conteúdo da nota no corpo do e-mail. Clique Enviar uma cópia por e-maile adicione um ou mais endereços de e-mail. Clique em Enviar.
Ao compartilhar as notas da reunião, todos permanecem na mesma página. Na próxima reunião, há um registro claro para cada entrega. Cada pessoa sabe suas responsabilidades com a data de vencimento. A clareza torna a execução mais eficaz.
Evernote é uma ótima solução para gerenciar notas de reuniões
O Evernote é um aplicativo multiplataforma. Funciona em Mac, Windows, Linux e um navegador da web. Os recursos e benefícios do Evernote podem ajudar uma equipe a eliminar o atrito, capturar todos os detalhes e agilizar as reuniões.
