A chave para uma colaboração bem-sucedida é a comunicação. Não apenas certificando-se de comunicar o suficiente, mas também certificando-se de não exagerar.
Você provavelmente já esteve lá. Você sente que respondeu a uma pergunta várias vezes ou há mais de uma conversa acontecendo sobre o mesmo projeto. Por outro lado, você pode achar uma distração receber as mesmas mensagens repetidamente.
Se você quiser saber como evitar o excesso de comunicação, continue lendo. Aqui, você aprenderá a gastar menos tempo se comunicando — e mais tempo trabalhando — com o ClickUp.
Como reduzir e-mails usando tarefas ClickUp
Para delegar ou compartilhar atribuições, você não precisa criar o email perfeito. Nem você precisa vasculhar uma sequência de respostas com pessoas que entraram e saíram. Tudo que você precisa é de um excelente software de gerenciamento de projetos.
Há muitos benefícios de economia de tempo no uso de software de gerenciamento de projetos. Uma das principais vantagens de usar o ClickUp é que ele ajudará a reduzir o número de e-mails que você envia e recebe em relação a tarefas ou atribuições.
Isso porque você está dando aos seus colegas de trabalho uma visão geral detalhada das informações essenciais desde o início. Não apenas eles, mas qualquer pessoa com acesso à tarefa.
Pode ser todo o seu departamento, toda a sua empresa ou até mesmo uma pequena equipe que lida com projetos juntos. No entanto, isso não significa que todos receberão notificações.
Você pode trazer rapidamente os colegas de trabalho necessários para o loop adicionando-os como observadores usando o ícone de olho no cartão de tarefas. Ao contrário de colocar alguém em CC em um e-mail, como observador, eles receberão automaticamente todas as atualizações daqui para frente. Além disso, eles verão informações mais antigas, mesmo que você as adicione à tarefa posteriormente.
O principal benefício de usar tarefas no ClickUp é que, quando alguém vê a tarefa pela primeira vez, pode ver as informações básicas imediatamente. Também é menos provável que você perca a adição de detalhes porque cada tarefa que você cria basicamente começa com um modelo composto pelas colunas da sua lista.
Como reduzir ainda mais os e-mails usando as descrições de tarefas do ClickUp
Além de incluir o nome da tarefa, data de vencimento, prioridade e outros itens que você normalmente inclui, o ClickUp oferece vários espaços para colaboração. O mais notável para substituir e-mails de solicitação de projeto é o campo de descrição encontrado nos cartões de tarefa.
O campo de descrição é exatamente o que parece, mas oferece mais do que apenas um lugar para colar o texto. Aqui, você pode adicionar especificações de projeto exclusivas que não caberiam em colunas e vesti-las usando comandos.
Ao usar esse espaço, as informações importantes também não serão enterradas na caixa de entrada de um colega de trabalho ou em um tópico muito longo, porque elas permanecem no lugar, mesmo quando você as edita ou adiciona. Além disso, este campo oferece um histórico de versões que permite voltar às edições anteriores da descrição, se necessário.
Como gastar menos tempo em reuniões usando o ClickUp
O ClickUp oferece uma variedade de visualizações úteis para ajudá-lo a organizar seus projetos e colaborar com outras pessoas. Uma dessas visões é Bater papo.
Ao adicionar uma visualização de bate-papo à sua lista, você e seus colegas de trabalho podem se comunicar sobre os detalhes do projeto em tempo real. Além disso, todos saberão onde consultar o tópico mais tarde se precisarem de uma atualização.
No bate-papo do ClickUp, você pode mencionar outras pessoas para enviar uma notificação a elas, ou todos que usam @watchers. Se você mencionar uma tarefa, poderá criar um link direto para ela. Você também pode obter mais detalhes usando comandos, gravações de tela ou adicionando arquivos.
Um recurso útil na visualização de bate-papo é atribuir outros comentários. Se alguém tiver uma pergunta ou comentário que um colega de trabalho possa responder, você pode chamar a atenção dele ou atribuir a si mesmo como um lembrete para mais tarde.
Assim como o Slack, você pode responder em uma conversa se quiser manter as coisas organizadas e organizadas. Com essa variedade de recursos, você pode usar a visualização de bate-papo para substituir reuniões específicas de projetos ou reuniões diárias. Outro benefício de ter este mensageiro disponível diretamente no espaço do seu projeto é que ele ajudará a minimizar conversas não relacionadas.
Como simplificar a comunicação no ClickUp
Há muitas maneiras de se comunicar com seus colegas de trabalho. Você pode fazer isso via messenger, texto, e-mail, uma ligação rápida ou uma visita curta. Mais tarde, quando precisar de uma atualização, você pode se esforçar para lembrar com qual aplicativo costumava conversar ou onde anotou.
A seção de comentários do ClickUp ajuda a eliminar a necessidade de percorrer vários aplicativos e mídias porque tudo está ali em um software. Se você tiver alguma dúvida sobre uma tarefa específica, pode fazê-la diretamente em seu respectivo cartão.
Assim como na visualização de bate-papo, você pode mencionar outras pessoas, mencionar tarefas, atribuir pessoas a comentários e usar comandos, gravações de tela ou adicionar arquivos para ajudar a explicar. Além disso, você pode criar novos documentos nos comentários, onde você e seus colegas de trabalho podem colaborar.
Como colaborar rapidamente em documentos ClickUp
A colaboração em documentos ClickUp funciona de maneira semelhante ao Google Docs. Você pode mantê-los privados ou convidar seus colegas de trabalho para contribuir com a página.
Aqui, você pode trabalhar dentro da página usando comandos para adicionar texto e elementos. Você também pode comentar com seus colegas de trabalho se não quiser fazer alterações de uma só vez.
Enquanto trabalha, você pode ver o cursor e as edições do seu colega de trabalho em tempo real. Se você quiser garantir que eles vejam algo, você pode chamar a atenção para linhas específicas dentro do espaço para fazer perguntas ou comunicar ideias.
Além disso, quando você e seu colega de trabalho estiverem prontos, você poderá exportá-lo como PDF se quiser compartilhá-lo fora do ClickUp.
Gaste menos tempo indo e voltando com o ClickUp
Graças às suas muitas ferramentas de comunicação, o ClickUp irá ajudá-lo a reduzir as idas e vindas da colaboração e delegação do projeto. Você também descobrirá que gasta muito menos tempo alternando entre aplicativos e vasculhando conversas para encontrar as informações de que precisa.
Se você está procurando uma maneira rápida de se comunicar com toda a sua equipe em projetos ou pessoas específicas em tarefas, é o lugar certo. Se o excesso de comunicação está atrapalhando seu progresso, por que não tentar?
