Os gerentes de projeto usam o que é chamado de estrutura analítica do projeto para manter os projetos organizados. Essa ferramenta valiosa pode levar a um projeto bem-sucedido desde a fase de iniciação até o fechamento final.
A estrutura analítica do projeto pode ter layouts diferentes, desde um esboço ou lista até uma exibição tabular e uma estrutura em árvore. Para pessoas visuais, uma estrutura de árvore faz mais sentido porque é basicamente um diagrama visual que permite ver os itens rapidamente. Mas, algumas pessoas preferem listas a imagens, caso em que um esboço é o layout mais útil.
Noções básicas da estrutura analítica do trabalho
Tradicionalmente, a estrutura analítica do projeto (WBS) tem sido uma ferramenta usada pelos gerentes de projeto para fazer exatamente o que o nome sugere – dividir um projeto em partes viáveis. Seu design hierárquico divide o escopo de um projeto em componentes em termos de tamanho, duração e responsabilidade. Este esboço auxilia na criação de um cronograma de projeto definindo entregas, alocação de recursos e até mesmo custo.
Essa estrutura decompõe seu projeto em pedaços pequenos para facilitar a implementação e pode ser usada de diferentes maneiras, dependendo do projeto ou do produto final. Existem alguns pontos que você deve observar ao iniciar sua WBS:
- É importante incluir todas as partes do seu projeto na WBS.
- Enquanto uma WBS é usada por indivíduos, você pode convidar outras pessoas para trabalhar nela.
- Você deve sempre garantir que a WBS seja anotada de maneira semelhante ao fluxo de trabalho que está sendo executado.
- Todos os membros da equipe do projeto precisarão ser adicionados para garantir que nenhuma etapa seja perdida.
- Cada WBS terá seu próprio dicionário WBS, que ajudará a explicar o projeto. Você pode aprender mais sobre a aparência de um dicionário WBS em Projectmanager.com.
Com tudo isso em mente, uma estrutura analítica de projeto não precisa ser complicada e realmente pode ajudar em praticamente qualquer tipo de projeto. As etapas a seguir podem não seguir a abordagem tradicional para usar essa ferramenta útil. No entanto, para aqueles que estão interessados em utilizar esta estrutura, e para desmembrar e simplificar um projeto complexo, elas podem ser bastante úteis.
Como criar uma estrutura de detalhamento de trabalho
1. Identifique as entregas do projeto
Classicamente, existem apenas cinco estágios para cada ciclo de vida do projeto. Estes são os estágios de iniciação, planejamento, execução, monitoramento e encerramento, e cada estágio é tão importante quanto o resto. Você pode codificar por cores cada estágio e nomear membros da equipe para um ou mais estágios.
2. Listar subtarefas, descrever proprietários de tarefas e descrever tarefas
Uma subtarefa é uma tarefa que faz parte de um projeto maior e geralmente está conectada a tarefas associadas a determinados estágios de um projeto. Por exemplo, se você precisa pintar seu escritório, o projeto seria Escritório de pinturacom subtarefas que variam de Acessórios e acessórios transparentes para Entre em contato com fornecedores.
A subtarefa de contatar o fornecedor pode ser atribuída a Pessoa Umenquanto a compra dos itens pode ir para Pessoa Dois, e assim por diante. A tarefa em si pode incluir qualquer coisa, desde encontrar um mínimo de três citações, escolher um esquema de cores ou papel de parede e confirmar quais ferramentas serão necessárias.
3. Vinculando Dependências
Certas tarefas podem depender de outras tarefas para serem concluídas antes de serem iniciadas. No exemplo da pintura do escritório, a Pessoa Dois só pode comprar os itens necessários depois que a Pessoa Um tiver feito as chamadas telefônicas relevantes e recebido as cotações, decidindo então qual fornecedor comprar.
4. Defina recursos e custos
Ter um orçamento geral para um projeto é sempre a melhor coisa que você pode fazer, embora às vezes você possa errar um pouco – tudo bem, desde que você aloque para essa margem de erro. Neste exemplo, você pode ter optado por um papel de parede mais caro, que também vem com alguém para instalá-lo.
Embora você possa estar gastando mais em papel de parede do que em tinta, é possível que tenha economizado dinheiro com mão de obra. Este é um passo muito importante e ajuda você a concluir o projeto sem ficar sem fundos perto do final.
5. Defina suas datas de início e término
Você pode ter um objetivo em mente para que o projeto seja concluído. Depois de criar suas subtarefas, você pode ver se isso é algo viável. No caso de compra de papel de parede – existe um cronograma de fabricação que você precisa conhecer e o envio? Uma vez que chegou, as pessoas relevantes para as seguintes subtarefas estão disponíveis para fazer sua parte do projeto?
6. Acompanhar o status das contas de controle, tarefas e pacotes de trabalho
A qualquer momento durante o processo, você poderá acompanhar o progresso. A maioria das estruturas de divisão de trabalho terá várias opções de como fazer isso, incluindo gráficos de pizza, calendários ou gráficos de barras. Na imagem abaixo, vemos como a Asana permite que você visualize dados em tempo real para essa finalidade.
7. Crie Notas
Uma WBS geralmente é muito completa, mas algumas não permitem que você adicione notas gerais para que todos vejam. Se esse for o caso do sistema que você escolher, recomendamos usar algo como o OneNote da Microsoft – no artigo que listamos aqui, você pode ler sobre como criar e compartilhar um bloco de anotações no OneNote, tornando-o perfeito para manter as anotações do projeto organizadas.
8. Gerar relatórios
Embora seja útil ver as diferentes tarefas de cada pessoa ou departamento, é sempre útil gerar um relatório com base em informações específicas. Os relatórios podem resumir dados específicos ou mostrar informações mais amplas em tempo real. Na imagem abaixo, usamos a página de relatórios do ClickUp para mostrar o que algumas plataformas oferecem.
Agora que você já sabe o que procurar em uma plataforma WBS, encontre uma que atenda às necessidades do seu projeto e da sua equipe. Alguns softwares de gerenciamento de projetos recomendados que você pode experimentar são:
Mantendo a simplicidade
Uma estrutura de divisão de trabalho não precisa ser intimidadora de usar, como você pode ver. E não precisa seguir nenhuma regra rígida. Na verdade, tudo se resume à melhor maneira de gerenciar seu projeto pessoal ou doméstico.
Dependendo do seu estilo, visual ou escrito, ou do seu projeto, grande ou pequeno, usar essa técnica ajuda a garantir que seu projeto seja bem organizado, o que ajuda você a mantê-lo nos trilhos.
