Como rastrear alterações no Planilhas Google com notificações por e-mail e histórico de versões

A colaboração fácil é de extrema importância na era do trabalho remoto. Felizmente, o Google tem muitas opções de compartilhamento que permitem que vários usuários trabalhem no mesmo projeto. Saber quem fez alterações em um arquivo e quando pode ser crucial para o gerenciamento eficaz de planilhas.

Felizmente, o Planilhas Google tem dois recursos que permitem acompanhar as alterações feitas em suas planilhas. A primeira são as notificações do Google Sheets, enquanto a segunda é o histórico de versões. Neste artigo, detalharemos essas funções essenciais, mostraremos como você pode ativá-las e explicar por que elas podem ser vitais para suas planilhas.

Por que usar notificações por e-mail no Planilhas Google?

Ao trabalhar em uma planilha grande em que vários funcionários estão fazendo alterações em uma planilha, pode ser um desafio saber quais alterações são feitas por cada colaborador. É muito melhor saber quem fez uma mudança específica, especialmente para líderes de projeto.

Podemos verificar usando o histórico de versões para ver quem fez a alteração. Mas, verificar o histórico de versões pode ser tedioso se houver muitas instâncias. Em vez disso, você pode usar as notificações do Planilhas Google. Dessa forma, o Planilhas notificará você por e-mail(s).

Se você estiver em trânsito, verifique se as notificações por e-mail do celular estão funcionando, para não perder nada.

Como ativar notificações por e-mail no Planilhas Google

Ativar as notificações por e-mail leva apenas alguns minutos e, depois de fazer isso, ele permanecerá ativo até que você faça mais alterações nas configurações. Siga estas etapas para ativar as notificações:

1. Abra sua planilha na qual você deseja ativar as notificações por e-mail.
2. Imprensa Ferramentas no topo da sua planilha. Um menu suspenso será exibido.
3. Imprensa Regras de notificaçãoque abre uma nova janela no meio da tela.

4. Você pode definir as regras aqui. Se você escolher uma opção da primeira seção, deverá selecionar quando deseja receber notificações. Ou escolha: Quaisquer alterações são feitasou Um usuário envia um formulário.
5. Na segunda seção, você pode escolher E-mail – Resumo diário ou E-mail – Imediatamente.

6. Imprensa Salvar quando você tiver selecionado suas configurações preferidas,

Descreveremos cada uma das configurações com mais detalhes um pouco mais adiante no artigo.

Como adicionar e excluir regras de notificação no Planilhas Google

Se você quiser adicionar mais regras, editar as existentes ou excluí-las, vá para o Definir a opção de regras de notificação clicando em Ferramentas e Regras de notificação.

Se você já tiver uma regra de notificação existente, ela aparecerá na lista. Você pode clicar em Excluir ou Editarou pressione Adicionar outra regra de notificação para criar um novo. Quando terminar de fazer as alterações, clique em Feito para salvá-los.

Compreendendo as opções nas regras de notificação

Existem duas seções nas regras de notificação: a primeira é Notificar-me em e a segunda é Notificar-me com.

1. Notifique-me em [Your Email] quando…

• Quaisquer alterações são feitas: Ao selecionar esta opção, todas as alterações feitas na planilha são registradas e informadas ao usuário por e-mail, imediatamente, ou em um resumo diário legível.
• O usuário envia um formulário: Escolher esta opção irá alertá-lo sempre que alguém enviar um formulário. O Google Forms permite vincular seus formulários à planilha. Isso pode ser qualquer coisa, desde uma pesquisa até um formulário de inscrição em uma universidade.

2. Notifique-me com…

• E-mail – Resumo Diário: Sempre que esta opção for escolhida, uma lista de alterações do usuário chegará no final do dia ou em um horário fixo. Se você selecionar essa opção, receberá notificações mais tarde, e não imediatamente após serem feitas. Isso beneficia os indivíduos que não gostam de ser notificados das alterações imediatamente. Também é ideal para quem trabalha para uma grande empresa onde a planilha em que está trabalhando muda constantemente para evitar encher sua caixa de entrada com notificações. Certifique-se de definir a hora de chegada fora do período de bloqueio de e-mail, se houver.
• E-mail – Imediatamente: Ao escolher essa opção, você receberá um e-mail sempre que ocorrer uma alteração na planilha. Isso é ideal para pessoas que lidam com informações confidenciais e desejam receber um e-mail se algo mudar.

Não recomendamos usar essa configuração para uma planilha com mais de dois ou três colaboradores, para que você não seja bombardeado com notificações constantes. Se você precisar usar esse método, pode ser uma boa ideia configurar uma pasta do Gmail para receber todas as notificações.

Por que usar o histórico de versões do Planilhas Google?

Você pode usar o recurso Histórico de versões do Planilhas Google se não quiser receber notificações por e-mail, mas acompanhe as alterações feitas em sua planilha. O Planilhas Google salvará até mesmo as pequenas alterações se elas ocorrerem com distância suficiente, para que você não precise se preocupar em perder nenhuma alteração importante.

O proprietário da planilha e aqueles com acesso de edição à planilha são os únicos que podem visualizar o histórico de versões de uma planilha no Planilhas Google.

Como as alterações estão na nuvem, você pode acessar o histórico de versões e encontrar a versão exata que procura. Isso é perfeito se um dos membros de sua equipe (ou você) cometeu um erro e precisa voltar para uma versão mais antiga. Você também pode nomear as alterações para saber qual versão deseja.

Como visualizar o histórico de versões no Planilhas Google

Para acessar o histórico de versões do Planilhas Google, verifique se foram feitas alterações suficientes em uma planilha antes que o Planilhas possa criar um registro de alterações. Aqui estão as etapas que você precisa seguir para acessar o histórico de versões:

1. Clique em Arquivo na barra superior. Isso mostrará um menu suspenso.
2. Lá, clique em Histórico de versões.
3. Clique em Ver histórico de versões no menu. Alternativamente, você pode usar o Ctrl + Alt + Shift + H.

Uma barra lateral será aberta no lado direito da tela. Lá, você pode clicar nos três pontos verticais ao lado das versões mais antigas e clicar em Restaurar esta versão. Você também pode clicar em Nomeie esta versão para dar nomes a salvamentos específicos. Se você deseja criar uma nova instância de planilha, clique em Faça uma cópia.

Quando você fizer uma nova cópia da planilha, ela começará do zero e terá um novo histórico de versões. Se você ainda quiser acompanhar as alterações na nova planilha, poderá excluir a mais antiga para evitar confusão no futuro.

Diferenças entre notificações por e-mail e histórico de versões

A notificação do Planilhas Google permite que você receba e-mails sempre que um usuário alterar a planilha. Ao usar o histórico de versões, as alterações são apenas registradas e não notificadas ativamente ao usuário.

A ponta do iceberg

Na maioria dos casos, é uma boa ideia usar esses dois recursos para planilhas importantes. Embora os dois recursos discutidos neste artigo sejam ótimos para colaboração, eles são apenas uma pequena parte de todas as ferramentas que o Planilhas Google tem para oferecer às equipes que trabalham em planilhas.

Ainda há muito mais para aprender, então continue lendo tudo o que este poderoso programa tem a oferecer.