As planilhas são uma utensílio fantástica para ajudá-lo a organizar dados e seguir diversas formas de informação no sítio de trabalho, principalmente com o uso de fórmulas e relatórios. No entanto, o uso excessivo de planilhas pode ser ineficiente e prejudicar sua produtividade.
Eles são bons para algumas coisas, mas não necessariamente para outras. Se você teve montanhas de planilhas impostas a você em seu trabalho ou simplesmente adora uma boa planilha de dados, talvez seja hora de procurar maneiras de gerenciá-las.
1. Reconheça o uso excessivo da planilha
Ou você está cá porque está cansado da insistência do seu sítio de trabalho em usar planilhas para tudo ou gosta de trabalhar com dados e está se perguntando se isso se aplica a você. Na veras, é uma boa prática refletir sobre uma vez que você está utilizando softwares uma vez que o Microsoft Excel e o Google Sheets, para que você possa tirar o sumo proveito do seu trabalho.
É útil racontar quantas planilhas você usa diariamente ou semanalmente. Se esse número for superior a seis, você pode considerar isso uma vez que um sinal de que pode estar trabalhando em desvantagem e pode suscitar problemas, uma vez que:
- Dificuldade com a gestão do tempo.
- Ineficiência com processos.
- Má organização das informações.
- Barreiras de informação em toda a empresa.
Identificar até que ponto as planilhas são usadas para informar seu trabalho pode penetrar opções para maneiras novas e mais produtivas de trabalhar. Vejamos algumas maneiras de gerenciar esse uso excessivo e obter melhores resultados a longo prazo.
2. Simplifique os dados mesclando e redesenhando planilhas
Muitas vezes, o motivo de ter muitas planilhas é que elas não estão sendo usadas intuitivamente. Você saberá que isso está acontecendo se tiver que usar duas planilhas separadas para uma única tarefa; por exemplo, você tem um para férias anuais e outro para cobertura de vez.
Nesse caso específico, você pode combiná-los facilmente em uma planilha abrangente. Você pode fazer isso dividindo-os em abas diferentes.
Porquê selecção, você pode incluir ambos uma vez que tabelas em uma planilha e seguir estas etapas para atualizar maquinalmente a tábua de intervalos de turnos com dados da licença anual:
- Em sua segunda tábua, onde você registraria as lacunas de vez, digite a fórmula =SE(Selecione Célula, “GAP”, “FULL”)
- Onde a fórmula supra indica Selecionar célula, digite o número da célula que contém as datas de férias anuais, por exemplo, B2.
- Quando você insere uma data na célula selecionada, isso preencherá maquinalmente a vocábulo “GAP” onde você digita a fórmula.
- Se não houver data, ele preencherá maquinalmente a vocábulo “FULL” onde você digitar a fórmula.
Essa fórmula pode ser usada para qualquer coisa, independentemente do valor da célula, e pode ser uma maneira útil de gerenciar informações semelhantes entre tabelas.
A combinação de planilhas e dados em um só lugar reduz o número de arquivos necessários para tarefas específicas e permite que você organize seu trabalho com mais eficiência. Verifique sua lista de planilhas para ver se alguma delas pode ser combinada, para manter o trabalho evidente e fácil de seguir.
3. Planilhas de links para facilidade de chegada
Às vezes, não é provável mesclar planilhas, porque os dados não se correlacionam diretamente. No entanto, talvez você ainda precise ter chegada a várias planilhas para processos mais complexos, que envolvem mais de uma tarefa.
Nesses casos, pode valer a pena somar hiperlinks em sua planilha para dar chegada rápido a outro. Isso também serve uma vez que um lembrete útil de todo o processo. Por exemplo, se você estiver inserindo dados sobre clientes, poderá incluir um hiperlink para uma folha de comentários do cliente.
Isso pode ser feito facilmente no Excel e no Google Sheets pressionando simultaneamente CTRL + K no seu teclado. Isso vai trazer um Hiperlink janela, onde você pode Procurar para o registo e Nome o texto que você deseja que apareça na célula.
Você pode até gerar uma guia que inclua hiperlinks para todas as suas outras planilhas, com informações sobre quando usá-las. Essa é uma ótima teoria se você quiser prometer que você e seus colegas estejam todos na mesma página e trabalhando com os mesmos arquivos, em vez de arquivos desatualizados.
4. Considere um software mútuo
As planilhas podem fazer muito, e se você está sofrendo de uso excessivo, pode ser exclusivamente porque você precisa de um software devotado para mourejar com a trouxa de trabalho. Por exemplo, você realmente precisa de uma planilha de férias anuais se isso for rastreado para você em um sistema de RH?
Muitas vezes, à medida que um negócio se expande, ele supera as planilhas e começa a exigir software para gerenciar as massas de informações. O Asana é um aplicativo fantástico para gerenciamento de projetos, e há muitas alternativas de software de gerenciamento de projetos que podem mourejar com os fluxos de trabalho manuais para você.
Em vez de lutar para seguir as demandas cada vez maiores da empresa, procure outras maneiras de armazenar e gerenciar informações. Isso economizará tempo para você e seus colegas e automatizará muitas tarefas que normalmente exigiriam supervisão suplementar.
5. Revise seus processos e remova a geminação
O uso excessivo de planilhas pode intercorrer uma vez que resultado da tentativa de organização, mas às vezes isso pode ir longe demais. Nesses cenários, você pode realmente completar microgerenciando a si mesmo ou a seus colegas, quando, na veras, isso tira tempo de tarefas importantes.
Manter o controle das informações no trabalho é importante para um bom funcionamento, mas, ocasionalmente, você pode completar tentando rastrear muitas coisas desnecessárias. Reflita sobre seus processos atuais e considere se você realmente precisa de uma planilha para eles.
Da mesma forma, usar uma planilha para registrar dados que já estão armazenados em outro lugar cria uma geminação desnecessária de trabalho e é altamente ineficiente. Afaste as planilhas correspondentes e trabalhe a partir da natividade.
Planilhas podem funcionar contra você
Com as dicas supra, você terá várias maneiras de limpar sua pasta de planilhas e encetar a trabalhar com mais eficiência. Siga seus instintos sobre quais trabalhos merecem dados dedicados e quais podem ser gerenciados de maneira dissemelhante.
Se você ainda não tiver certeza, preste muita atenção em uma vez que você trabalha nas próximas semanas. Você pode encetar a perceber onde as coisas podem ser simplificadas e pode gerar um espaço do dedo mais organizado e eficiente em termos de tempo.
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