O planejamento de projetos pode ser tedioso e esmagador, mormente quando exige que toda a sua equipe colabore em tarefas separadas, sessões de brainstorming e muito mais.
Felizmente, existem ferramentas tecnológicas que podem simplificar o processo de planejamento do projeto. E o melhor de tudo, alguns deles são gratuitos. O Dropbox Paper é uma utensílio gratuita de geração e edição de documentos oferecida pelo Dropbox. Tudo o que você precisa é de uma conta do Dropbox.
Planejando projetos com o Dropbox Paper
O Dropbox Paper apresenta todas as ferramentas que você precisa para planejar projetos com facilidade e rapidez. Por exemplo, você pode usar a utensílio de risco do tempo para definir datas para tarefas e visualizar todo o seu projeto.
Você também pode gerar listas de tarefas e marcar membros específicos da equipe responsáveis por cada tarefa. A melhor segmento? Você pode fazer tudo isso em um único documento, facilitando o séquito de todos os detalhes.
O Dropbox Paper é amigável para brainstorming
Antes de nos aprofundarmos, queremos compartilhar isso: você não precisa ter todo o seu projeto planejado antes de usar essas ferramentas. Aliás, você pode querer saber mais sobre o que o Dropbox Paper realmente é.
É fácil colaborar com sua equipe para fazer brainstorming de projetos conforme você os planeja. Todos os membros de sua equipe podem visualizar e editar documentos do Dropbox Paper ao mesmo tempo.
Desenvolvendo Cronogramas Usando o Cronograma do Projeto
Primeiro, vamos gerar uma risco do tempo básica do projeto. Abra um novo documento do Dropbox Paper e nomeie-o de conciliação com seu projeto. Logo, siga estes passos:
- Na segmento subordinado do documento, você verá a barra de ferramentas do Dropbox Paper. Selecione o ícone da risco do tempo, que se parece com um calendário em miniatura.
- Sua risco do tempo aparecerá. Em seguida, selecione a seta ao lado de 2 semanas para escolher a duração do seu projeto.
Definir marcos
A próxima lanço é definir os marcos do projeto que você deseja que sua equipe conclua ao longo do projeto. Para fazer isso:
- Passe o mouse sobre a data e um Ícone de bandeira vai eclodir. Selecione-o.
- Dê um nome ao seu marco.
Se você inserir um marco incorretamente ou simplesmente desejar remover um, clique no marco na risco do tempo e selecione o ícone de lixeira.
Adicionando Tarefas
Com todos os seus marcos inseridos, agora você desejará passar e juntar tarefas específicas até a data de vencimento. Estas são as tarefas que você precisa concluir para entender cada marco.
- Passe o mouse sobre o espaço em branco inferior de cada data para fazer uma extensão cinza eclodir. Selecione-o para perfurar o Janela de novo item.
- Insira o nome da tarefa e adicione uma descrição da tarefa, se necessário.
- Atribua a tarefa selecionando o Atribuir ícone (o corpo com um círculo ao volta).
Se você quiser invocar a atenção para tarefas específicas, você pode codificá-las por cores selecionando o Ícone da paleta no esquina superior recta da janela. Por exemplo, você pode matizar as tarefas de subida prioridade em vermelho.
Organizando Tarefas Usando a Lista de Tarefas
Se você quiser renunciar à risco do tempo, poderá usar a utensílio Lista de tarefas. Ou você pode usar a Lista de Tarefas com a utensílio Traço do Tempo para organizar ainda mais as tarefas do projeto.
Por exemplo, você pode colocar marcos importantes na Traço do Tempo e suas tarefas com datas dentro da Lista de Tarefas. Quando as tarefas forem concluídas, basta marcar a caixa ao lado da tarefa.
Para configurar uma lista de tarefas:
- Selecione os Ícone de lista de tarefas (que se parece com uma marca de seleção) na barra de ferramentas na segmento subordinado da tela.
- Digite o nome da sua tarefa.
- Selecione a data e insira uma data.
- Se você deseja atribuir a tarefa a alguém de sua equipe, selecione o Atribuir ícone e digite seu nome ou e-mail.
É isso! Se você quiser fazer comentários sobre tarefas específicas, você pode fazê-lo selecionando o Ícone de observação (que se parece com um balão de fala) ao lado da tarefa.
Recursos adicionais para planejamento de projetos
Depois de preencher o cronograma do projeto e a lista de tarefas, você está no caminho perceptível para planejar o projeto perfeito. Se você quiser levar seu planejamento de projeto ainda mais longe, cá estão alguns recursos adicionais que podem ser úteis.
Marcação de documentos
Você tem vários documentos para cada projeto em que está trabalhando? Isso pode rapidamente se tornar confuso e frustrante para sua equipe. A maneira mais simples de organizar os documentos do seu projeto é por meio da marcação.
Marcação (#) permite que você coloque uma etiqueta em seus documentos e arquivos, para que você possa encontrá-los facilmente na pesquisa. Para marcar seus documentos:
- Encontre o documento ou registo que você deseja marcar no Dropbox e selecione-o.
- Na janela à direita, adicione uma tag no Aditar uma etiqueta caixa.
- Use tags que sejam descritivas para seu projeto. Por exemplo, #March2022MarketingCampaign funcionaria neste exemplo.
Quando você quiser encontrar documentos com suas tags, digite a tag na barra de pesquisa do Dropbox.
Protótipo de Planejamento de Projeto
Não quer ter que gerar um projeto dentro do Dropbox do zero? O Dropbox simplifica tudo com o protótipo de planejamento de projeto que você encontra cá.
Basta selecionar Usar protótipo, e o protótipo será descerrado na sua conta do Dropbox Paper. Oriente protótipo inclui uma lista de tarefas e uma risco do tempo, além de outras informações, porquê informações do projeto.
Preencha suas informações, e você estará pronto para ir. Também é totalmente editável, para que você possa fazer alterações para atender às suas necessidades específicas.
Vinculando outros arquivos do Dropbox
Outra ótima maneira de manter seus arquivos de projeto juntos é vincular esses arquivos ao documento principal do projeto.
Para usar esse recurso, abra o documento de planejamento do projeto. Logo, siga estes passos:
- Na barra de ferramentas, selecione o Ícone Inserir arquivos do Dropboxque se parece com uma caixa ocasião.
- Usando a barra de pesquisa, localize o registo que deseja inserir em seu documento. Isso pode ser qualquer coisa, desde contratos a apresentações. Você também pode fazer upload de documentos selecionando Fazer upload de arquivos.
- Realce o documento e selecione Escolher.
- O registo, documento ou imagem será inserido em seu documento. Você também pode clicar no registo para abri-lo ainda mais e visualizá-lo em tela enxurro.
O que mais você pode fazer com sua conta do Dropbox?
O Dropbox Paper é uma ótima utensílio para tudo, desde o planejamento de projetos até a geração de documentos completos com recursos visuais. Logo, o que mais você pode fazer com sua conta do Dropbox? O firmamento é o limite.
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