Qual método é ideal para comunicação?

Colaborar com seus colegas de trabalho deve ser fácil, com tantas maneiras de alcançá-los. Mas, às vezes, usar várias ferramentas de comunicação pode se tornar esmagador, e usar a errada pode atrapalhar uma conversa.

Então, quando é mais eficaz escrever um e-mail, enviar uma mensagem ou usar um software de gerenciamento de projetos? Continue lendo para saber qual ferramenta de comunicação é ideal para sua discussão.

Quando enviar um e-mail

Se você tem muitas informações para resumir e detalhes para incluir em sua mensagem, enviar um e-mail é a opção ideal. É também o melhor caminho para solicitações.

Como uma conversa por e-mail geralmente é mais lenta do que uma realizada em um aplicativo de mensagens, isso dá ao destinatário mais tempo para considerar as informações. Eles podem se sentar com ele se precisarem e fornecer uma resposta pensada quando estiverem prontos.

Embora seja comum pensar que seus colegas de trabalho não gostam de emails longos, há muitas maneiras de formatar emails longos para que as informações importantes se destaquem. De forma alguma você quer escrever um romance, mas o e-mail permite que você apresente todas as informações de uma só vez, em um meio que pareça menos urgente.

Basta pensar em suas próprias preferências. Você prefere receber um e-mail longo, mas preciso, que você acha que tem tempo para considerar, ou receber uma mensagem longa do Slack enquanto tenta se concentrar em outros projetos?

Além de parecer menos apressado, os e-mails são mais rápidos de encontrar e consultar mais tarde, simples de encaminhar para outra pessoa e é fácil incluir outras pessoas de fora do seu local de trabalho. Também dá mais formalidade à sua mensagem em relação ao Slack ou a um aplicativo semelhante. Algumas situações em que o e-mail é provavelmente ideal são:

• Resumir um evento, relatório, projeto ou feedback.
• Fazendo um pedido.
• Enviando qualquer coisa formal.
• Incluindo alguém de fora do seu local de trabalho.
• Qualquer coisa longa ou importante, especialmente se o destinatário precisar consultá-la mais tarde.

Quando enviar uma mensagem

Ferramentas de mensagens como o Slack provavelmente fornecerão uma resposta mais rápida do que o e-mail. É um excelente lugar para fazer perguntas simples, conversar rapidamente com seus colegas de trabalho e compartilhar ideias.

Embora respostas rápidas às vezes sejam o que você precisa, é importante ter em mente que você precisará manter suas perguntas simples para que isso aconteça. Por causa das respostas rápidas típicas do aplicativo, é fácil para os destinatários ignorarem detalhes ou mensagens inteiras, especialmente em um canal ou espaço de trabalho barulhento.

Isso pode levar a conversas mais longas do que o necessário ou atualizações importantes que passam despercebidas, especialmente se o canal estiver tão ocupado que seus colegas de trabalho o silenciaram.

O uso de menções no Slack pode ajudar um pouco a direcionar as conversas em grupos ou canais, mas é melhor manter suas mensagens curtas e diretas. Se você não puder e o Slack for o lugar favorito da sua equipe, tente usar marcadores para resumir. Você também deve considerar se tem tempo para uma conversa ao enviar uma mensagem. Seu colega de trabalho pode ser rápido no acompanhamento, buscando esclarecimentos ou fazendo suas próprias perguntas.

Se alguma vez uma conversa no Slack se arrastar porque as coisas não estão claras, pode ser mais rápido ligar para seu colega de trabalho no telefone ou usar a ferramenta de conversação somente por voz do Slack para esclarecer. O Slack certamente não é a única ferramenta de mensagens disponível, mas se você quiser manter as coisas simplificadas, é melhor escolher um aplicativo que todos em sua organização usarão.

Além disso, se você quiser manter as coisas profissionais, evite usar aplicativos pessoais como o Facebook Messenger ou mensagens de texto. Algumas situações em que um aplicativo de mensagens é ideal são:

• Fazendo perguntas rápidas.
• Compartilhando ideias e colaborando.
• Envio de atualizações rápidas.
• Fazendo anúncios — no canal apropriado.

Quando usar o software de gerenciamento de projetos

Às vezes é ideal usar ferramentas de comunicação dentro de um software de gerenciamento de projetos como o ClickUp. O principal benefício de fazer isso é que você e seus colegas de trabalho passarão menos tempo se comunicando, bem como pesquisando bits de informação em suas caixas de entrada, mensagens e em qualquer outro lugar em que você discuta o trabalho.

Usando o ClickUp, você pode manter qualquer tarefa ou projeto relacionado em um só lugar.

A seção de comentários em um cartão de tarefas no ClickUp permite que você envie perguntas ou esclarecimentos aos seus colegas de trabalho. Aqui você pode marcar outras pessoas, atribuir comentários e anexar documentos de apoio.

Você também pode compartilhar uma tarefa ou projeto preenchendo as informações apropriadas e atribuindo outra pessoa ao projeto em si ou como observador. Apenas certifique-se de usar a seção de descrição para adicionar mais detalhes, como um e-mail.

Além disso, você pode criar um quadro de solicitação de projeto no ClickUp como uma forma de você e sua equipe atribuir rapidamente tarefas uns aos outros e pedir ajuda. Algumas situações em que a comunicação com o software de gerenciamento de projetos é ideal:

• Para fazer uma pergunta específica do projeto.
• Para compartilhar um comentário, ideia ou sugestão específica do projeto.
• Você tem uma tarefa para delegar a outra pessoa.
• Você tem documentos de apoio que ajudarão com um projeto.

Outras dicas para uma comunicação eficaz

Não importa qual mídia você escolha, aqui está uma lista com mais dicas para ajudá-lo a se comunicar de forma eficaz:

• Envie tudo de uma vez— se você tiver notícias, feedback, uma atualização ou realmente qualquer coisa a dizer, envie tudo de uma vez, em vez de bits de cada vez. Manter tudo junto ajuda a limitar as notificações – e a distração ou antecipação que vem depois que alguém envia uma mensagem de “ei”.
• Utilize linhas de assunto e canais— não apenas manter as linhas de assunto e os canais relevantes ajudará você a obter as respostas que procura, mas você e seus colegas de trabalho também poderão encontrar as informações mais tarde.
• Atenha-se a um método—se você receber um e-mail, responda por e-mail. Se for uma mensagem, responda no mesmo app. Manter-se consistente manterá suas conversas acessíveis e organizadas.

Simplifique a comunicação e aumente sua produtividade

Embora ter tantas ferramentas de comunicação na ponta dos dedos torne conveniente conversar com seus colegas de trabalho, às vezes usar a ferramenta errada pode se tornar um obstáculo. Se você tem muito a dizer, o e-mail é sua melhor aposta. Se você quiser ser rápido e direto ao ponto, vá com um mensageiro como o Slack.

Em última análise, se o seu pensamento ou ideia estiver relacionado a uma tarefa, faça um favor a você e a seus colegas de trabalho compartilhando-o em seu software de gerenciamento de projetos na respectiva tarefa. Ao entregar a conversa, você também deve considerar como você e seus colegas de trabalho a encontrarão mais tarde, se necessário.