Quando se trata de estimativa de tempo e gerenciamento de projetos freelance, o mais importante é seguir com precisão suas horas de trabalho. É importante que você conheça muito o seu projeto para dar aos seus clientes uma estimativa realista de quanto tempo uma determinada tarefa levará.
Enfim, você não quer se ver cobrando demais ou cobrando menos de seus clientes. Vamos dar uma olhada em algumas das dicas que você deve ter em mente ao fazê-lo.
1. Defina o escopo do seu projeto
O primeiro passo é ter certeza de que você tem uma compreensão firme do que o projeto implicará. Descubra exatamente com quais tarefas, prazos e orçamentos você lidará. Ter uma compreensão concreta do escopo e das tarefas envolvidas o ajudará a evitar despesas desnecessárias.
Zelo com a fluidez do escopo. Se você não for zeloso, seu projeto provavelmente se estenderá por mais tempo do que o previsto inicialmente. A melhor maneira de evitar isso é ter uma estrutura de subdivisão de trabalho (WBS) para mapear todas as tarefas em detalhes e otimizar seu fluxo de trabalho com seu cliente de forma eficiente. Você também pode usar um padrão de escopo do projeto para essa finalidade.
Download: Smartsheet (disponível porquê um registo Excel)
2. Use uma técnica adequada de estimativa de tempo
A todo dispêndio, você deve tentar evitar sub e superestimação. Muitos freelancers tendem a referir sua taxa horária ao instituir o valor do trabalho realizado, mas isso pode levar a faturas inflacionadas ou até mesmo a cobrar menos pelo seu tempo, principalmente se você não levou em consideração contingências, restrições de recursos e outros fatores. Cá estão alguns métodos para prezar as horas do projeto com precisão:
- Julgamento Especializado: Isso é necessário nos casos em que os dados são difíceis ou impossíveis de medir, ou quando as especificações detalhadas não estão exatamente disponíveis. A chave para usar essa técnica é obter o sumo de informações e análises possíveis antes de tomar uma decisão. Você deve usar leste método para identificar as subtarefas e sua duração na lanço de estimativa de esforços e previsão de tempo.
- Estimativa Análoga: A estimativa análoga é uma prática generalidade que envolve o uso de um(s) projeto(s) com características semelhantes porquê base para sua estimativa. Você pode usar a experiência anterior, as médias do setor ou outros recursos para ajudá-lo nesse processo. Essencialmente, a estimativa análoga usa dados históricos de projetos semelhantes para fazer uma estimativa.
- Estimativa de três pontos: Esse método envolve a preceito de todos os cenários possíveis (otimista, pessimista e mais provável), muito porquê suas probabilidades de ocorrência e, em seguida, chegar a uma estimativa final. É comumente calculado usando a técnica de distribuição triangular ou estimativa PERT beta.
Ao usar o método de distribuição triangular, você pode obter a média das seguintes estimativas: a estimativa otimista (O), a estimativa pessimista (P) e a estimativa mais provável (M). Logo, a equação de distribuição triangular ficará assim:
E= (O+P+M)/3
PERT significa “Técnica de Avaliação e Revisão do Programa”. É um padrão de tomada de decisão que ajuda os grupos a priorizar seu trabalho, determinando quanto tempo eles precisam para concluir diferentes tarefas.
O método de distribuição beta PERT é mais uma média ponderada. Dá mais peso ao resultado mais provável e menos peso aos outros resultados. Os gerentes de projeto geralmente usam esse método para prezar as datas de desfecho do projeto, pois ele tende a ser mais preciso.
A equação PERT Beta pode ser estimada da seguinte maneira:
PERT Beta Distribution = (P + O + 4ML ) / 6Seguindo nosso exemplo supra, digamos que no caso de um freelancer trabalhando na Tarefa A (que por possibilidade é uma campanha de mídia social) a estimativa mais otimista é de duas semanas e o pior cenário é de nove semanas. A estimativa mais provável é quatro semanas.
Aplicando a equação PERT beta, a estimativa de tempo aproximada seria de 4,5 semanas. Usando leste método, também podemos contabilizar o meandro padrão neste caso para dar aos nossos clientes um tempo de desfecho mais vasto. Para a Tarefa A, podemos expressá-la porquê subordinado:
Standard deviation = (P-O)/6 = (9-2)/6 = 1.75
Isso funciona para 1,75 em nosso exemplo. Portanto, podemos fornecer uma janela de desfecho provável de 6,25 semanas, em vez de 4,5 semanas.
- Estimativa de grave para cima: O método mais simples (e mais preciso) para calcular as horas de projeto freelance é a abordagem de estimativa de grave para cima. Essa abordagem sugere que você comece na base de sua estrutura de subdivisão de trabalho, registrando todas as despesas e adicionando conforme necessário.
Com essa abordagem, você pode fabricar estimativas precisas começando de grave e subindo em cada dispêndio no escopo do projeto. Ele ajuda você a ter todos os custos cobertos de uma só vez.
3. Calcule sua taxa de falsificação
Uma vez que nem todos os freelancers trabalham da mesma maneira, pode ser difícil medir quanto tempo eles gastam trabalhando em um projeto. Nesses casos, o uso de uma calculadora de taxa de correção pode ajudá-lo a calcular estimativas precisas. Ele ajuda você a ver a proporção de tempo super/subestimado, para que você possa otimizar suas horas faturáveis.
Por exemplo, se você estima que levará quatro dias para terminar um projeto, mas leva somente dois dias, portanto sua proporção de erros é de 2:1. O objetivo da taxa de correção é instituir a rapidez com que você pode percorrer as tarefas em seu projeto e quanta folga você tem em sua agenda.
4. Considere o tempo ocioso e pausas
Você pode pensar que pode simplesmente somar as horas que dedica, mas não é mal funciona. Os dias de férias e os tempos ociosos devem ser considerados no totalidade de horas que você planeja trabalhar.
Se você não fizer pausas, acabará se esgotando mais rápido do que o previsto. Se você estiver usando ferramentas de colaboração porquê Slack ou Todoist, torna-se importante configurar um status de férias ou de escassez temporária ao tirar uma folga.
Se você tirar um dia de folga, deve considerá-lo ao calcular o número de horas que planeja trabalhar por semana. Se você estendeu o tempo ocioso ou uma pausa no trabalho, vale a pena notar isso também – basta aditar uma ou duas horas ao totalidade de horas trabalhadas por semana.
Download: Vertex42 (disponível porquê registo Excel)
5. Fator no Planejamento, Contingências e Revisões
Um dos erros mais comuns que os freelancers cometem é não contabilizar o tempo de planejamento. Da mesma forma, as estimativas de contingência são necessárias para levar em conta circunstâncias imprevistas que podem surgir durante o curso de um projeto – por exemplo, restrições de recursos.
- Planejamento: Você precisará de tempo para planejar seu trabalho e certificar-se de obter todas as informações necessárias dos clientes. Isso é principalmente importante ao trabalhar com clientes que são novos no seu setor ou que nunca trabalharam com você antes.
- Gestão: Você precisará de tempo para tarefas administrativas, porquê enviar faturas ou configurar contas de mídia social. Você também pode precisar de tempo para seguimento do cliente em seguida a desfecho dos projetos.
- Contingências/Revisões: Se um projeto demorar mais do que o esperado ou se um tanto der inverídico com um projeto, você pode precisar de mais tempo para tarefas administrativas ou fazer adições ou revisões.
O rastreamento de tempo é uma ótima maneira de entender melhor quanto tempo você está gastando em cada projeto. Você pode usar ferramentas porquê modelos de cronograma de projeto ou modelos de quadro de horários e aplicativos de controle de tempo para prometer que você obtenha dados adequados sobre quanto tempo leva para concluir as tarefas.
Você também descobrirá que configurar um sistema de controle de tempo, porquê a técnica Pomodoro, ajudará você a aumentar a produtividade, seguir seu progresso e prometer que você esteja cumprindo os prazos.
7. Revise suas estimativas finais
Você terminou sua estimativa e agora é hora de fazer esse número final. Uma das coisas que você precisa fazer cá é revisar sua estimativa. Verifique se alguma tarefa foi omitida da estimativa. Em caso sim, adicione essas horas extras de volta à estimativa final. Usar uma variedade de modelos de gerenciamento de projetos pode ajudar.
Se você tiver uma estimativa do seu cliente, revise-a para prometer que os números estejam dentro do razoável. Se houver uma discrepância entre suas duas estimativas, peça mais detalhes sobre o que eles querem e porquê querem que seja feito.
Avalie e gerencie suas horas faturáveis com precisão
O tópico de horas de projeto é questionável para freelancers, pois cada pessoa terá sua própria taxa (com base na experiência, especialização no material, demandas do cliente etc.) e metodologia de solução de problemas.
Se você está planejando calcular suas horas de trabalho freelance, saber essas dicas e truques será inestimável. Espero que eles economizem tempo e verba em seu próximo projeto e tornem todo o processo muito menos estressante.
